Método de controle e melhoria contínua

No cotidiano profissional é muito comum nos depararmos com problemas e desafios novos, além de buscas por melhorias em processos já estabelecidos pela empresa. O Ciclo PDCA é uma metodologia que ajuda a efetuar esse tipo de melhoria.

Esse método partiu de um sistema desenvolvido por Walter Shewhart, um estatístico que trabalhava na Bell Laboratories, nos Estados Unidos, em 1930, e era composto por 3 etapas: Especificação, Produção e Inspeção. Em 1951, W. Edward Deming desenvolveu uma evolução desse sistema, adicionando um quarto passo ao fluxo: Especificação, Produção, Colocar no Mercado e Reprojetar. Nessa mesma época, a indústria japonesa criou uma correlação com os passos que conhecemos atualmente: Planejar, Fazer, Verificar e Agir (em inglês Plan, Do, Check, Act).

Aqui no Brasil, esse método foi amplamente difundido pela consultoria de gestão FALCONI, criada por Vicente Falconi, com mais de 600 funcionários e 30 anos de atuação.

O que é?

Como comentado anteriormente, a sigla PDCA quer dizer Plan, Do, Check, Act que, em português significa “Planejar, Fazer, Verificar, Agir”. Falando mais especificamente de cada letra:
 

PLAN (Planejar)

Primeira fase do ciclo, em que são estabelecidos os problemas a serem tratados, porque precisam ser resolvidos e quais os objetivos e metas do ciclo. Após a definição do resultado esperado, é importante que a equipe defina os indicadores qualitativos e quantitativos que ajudarão a mensurar se o projeto está ou não indo em direção ao objetivo esperado. Além do destino, é necessário planejar o caminho a ser trilhado.

Nessa etapa, também é definida a metodologia de trabalho a ser usada em busca da solução ideal para o problema em questão e o desenvolvimento do plano de ação, contendo todas as ações a serem tomadas para que se atinja a meta, além de quem vai é responsável por cada atividade.

Talvez seja a fase que demande uma atenção redobrada, pois necessita de um maior esforço por parte da equipe, mas é essencial que seja feita da melhor forma possível pois é o que dá embasamento para todas as outras etapas e garante o resultado ideal do projeto.
 

DO (Fazer)

Após o planejamento, é necessário preparar a equipe e ter certeza de que todos entendem os passos, atividades, os donos de cada ação, as métricas e indicadores a serem utilizados para controle e a habilidade técnica necessária para exercer o que foi planejado. Com esse alinhamento feito, é hora de colocar a mão na massa!

Caso apareça alguma dificuldade de execução, é necessário estruturar treinamentos e capacitações para que a equipe consiga concluir o resto do projeto com eficiência. Nessa etapa, é importante documentar todos os problemas e dificuldades de execução para aprendizado da equipe, ajudando em planejamentos futuros.

Se não for possível executar o que havia sido planejado, é necessário voltar à etapa anterior e avaliar os motivos de o planejamento ter falhado. Se a execução for como previsto, já é possível passar para a próxima etapa e iniciar a avaliação dos resultados obtidos.
 

Check (Verificar)

A verdade é que essa etapa começa em conjunto com a etapa anterior (Do, ou “Fazer”), pois o ideal é iniciar o acompanhamento dos indicadores o mais cedo possível.

Nessa etapa a ideia é fazer um monitoramento sistemático dos indicadores, comparando cada resultado obtido com o que havia sido previsto no planejamento, identificando problemas a serem tratados para um próximo ciclo, e oportunidades de melhoria na execução do projeto. A metodologia definida também deve ser avaliada para entender se é realmente a melhor forma de solucionar o problema, e se é necessário fazer alguma adaptação ou mudança para que a equipe consiga atingir o objetivo previamente definido.

Essa é uma fase do ciclo que depende de uma metodologia estatística, que deixa o trabalho de análise mais objetivo, evitando erros e poupando recursos e tempo dos envolvidos.

Se a equipe notar que existem melhorias a serem feitas, é possível retornar à etapa anterior de ação para que essas mudanças sejam implementadas.

Ao ver que os custos de efetuar novas ações no projeto seriam maiores que os benefícios dessas iniciativas, é hora de fazer um resumo do que ocorreu e avançar para a próxima etapa.
 

ACT (Agir)

Por fim, caso as metas traçadas tenham sido atingidas, esse é o momento de aplicar o plano adotado como padrão. Se foram identificados problemas durante a execução do planejamento, esse é o momento de avaliar se é possível reiniciar o ciclo visando aprimoramento do processo. Um novo planejamento dá sequência ao processo de melhoria contínua.
 

Cuidados na implantação do PDCA

Alguns cuidados são necessários ao se aplicar a metodologia do PDCA:

- É preciso ter disciplina em todas as etapas. O projeto não dá certo se não for feito na ordem correta;

- É necessário criar as metas da forma certa (nem muito fácil de alcançar, nem impossível, mensurável e com data final);

- É necessário preparar a equipe toda para o projeto, tanto em questões técnicas quando em relação a delegação de tarefas e ações;

- Como o próprio nome já diz, a metodologia é um ciclo, então deve ser feita com constância. Não pare após o primeiro ciclo.
 

Cultura

A aplicação do Ciclo PDCA é algo que deve ser inserido na cultura da empresa e, conforme essa inserção vai acontecendo, mais benefícios são extraídos dessa prática. Como comentado anteriormente, por ser um processo cíclico, ele deve ser feito com constância, reiniciando o processo a cada implementação e padronização dos processos.

Boa sorte na aplicação da metodologia, esperamos que ele ajude em suas iniciativas de melhoria contínua!
 

Referências

Na Prática: “Conheça o método PDCA, que fez da FALCONI a maior consultoria de gestão do Brasil”
Citisystem: “PDCA: um método de melhoria contínua”
Project Builder: “Ciclo PDCA: uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos!”
Vinki: “Ciclo PDCA: conceito determinante na melhoria de processos”
Endeavor: “PDCA: a prática levando sua gestão à perfeição”